Ön Muhasebe Entegrasyonu

Ön muhasebe ne demek, neden e-ticarette önemli?

Ön muhasebe, işletmenin günlük alım, satım, tahsilat ve ödeme kayıtlarının tutulduğu katmandır. Resmi defterleri mali müşaviriniz tutar; ama o defterlerin dayandığı faturalar, cari hesaplar ve stok hareketleri ön muhasebe programında oluşur. E-ticarette bu katman çok hızlı büyür. Günde on sipariş alan bir mağaza, ayda üç yüz satış kaydı, üç yüz tahsilat ve onlarca iade hareketi üretir. Bunların elle girilmesi hem saatler sürer hem de bir rakamın yanlış yazılmasıyla kasa ile banka arasında açıklanamayan farklar doğurur.

Entegrasyon kurulduğunda sitenizde onaylanan her sipariş muhasebe programına satış olarak düşer, müşteri yoksa yeni bir cari kart açılır, ürün stokları düşülür ve ödeme yöntemine göre tahsilat kaydı oluşturulur. İade edilen bir siparişte de ters kayıt otomatik oluşur.

Hangi programlarla çalışılabilir?

Türkiye'de e-ticaret işletmelerinin yaygın kullandığı bulut tabanlı ön muhasebe programlarının çoğu, ikas, IdeaSoft, Ticimax ve T-Soft ile doğrudan ya da bir ara entegratör üzerinden bağlanabilir. Paraşüt, Logo İşbaşı, BizimHesap gibi bulut programlar ve Logo, Mikro, Netsis gibi masaüstü kurumsal yazılımlar bu listede sayılabilir. Hangi programla hangi verinin hangi yönde aktarılabileceği, altyapının ve programın sunduğu bağlantıya göre değişir. Bu yüzden kurulumdan önce mevcut programınızın sitenizin altyapısıyla nasıl konuşabileceğini kontrol ediyoruz.

Henüz bir ön muhasebe programı kullanmıyorsanız seçimi yalnız yapmayın; mali müşavirinizin hangi programdan veri almaya alışkın olduğunu sorun. Müşavirinizin sisteminize kolayca erişebilmesi, ay sonu kapanışlarını ciddi şekilde hızlandırır.

Neler aktarılır?

• Satışlar: Sipariş tutarı, ürün satırları, KDV oranları, kargo bedeli ve indirimler.
• Müşteri kartları: Bireysel ve kurumsal müşteriler için ad, adres, vergi bilgileri.
• Stok: Satılan ürünlerin stok çıkışı ve iade edilen ürünlerin stok girişi.
• Tahsilat: Kart, havale ve kapıda ödeme tahsilatlarının ilgili hesaplara işlenmesi.
• İadeler: İptal ve iadelerde ters kayıtlar.

En sık karşılaştığımız sorunlar

Ön muhasebe entegrasyonundaki sorunların büyük kısmı teknik değil, veri uyumsuzluğundan kaynaklanır. Sitede "Mavi Gömlek M" olarak tanımlı bir ürünün muhasebe programında farklı bir stok koduyla durması, KDV oranının sitede yanlış girilmesi ya da kargo bedelinin hangi hesaba işleneceğinin belirlenmemiş olması gibi. Bu nedenle kurulumun ilk adımı, iki sistemdeki ürün kodlarının ve vergi ayarlarının eşleştirilmesidir.

Bir diğer önemli konu, aktarımın hangi anda yapılacağıdır. Ödeme alındığında mı, sipariş kargoya verildiğinde mi, yoksa teslim edildiğinde mi? Her işletmenin iade oranı ve fatura kesme alışkanlığı farklı olduğu için bu kuralı mali müşavirinizle birlikte belirliyoruz.

Pazaryeri satışları muhasebeye nasıl yansır?

Hem sitenizden hem pazaryerlerinden satış yapıyorsanız, muhasebe tarafında dikkat edilmesi gereken ek bir konu vardır: pazaryerleri satış tutarını size kesintiler düşülmüş olarak öder. Komisyon, kargo bedeli ve hizmet bedeli gibi kesintiler pazaryerinin size kestiği faturalarla belgelenir. Satış faturasının brüt tutar üzerinden, pazaryeri kesintilerinin ise gider olarak ayrıca kaydedilmesi gerekir. Siparişler ön muhasebe programına aktarılırken pazaryeri siparişlerinin ayrı bir satış kanalı olarak işaretlenmesi, ay sonunda pazaryeri hakediş raporlarıyla mutabakat yapmayı kolaylaştırır.

Stok tek yerde mi tutulmalı?

Ön muhasebe programları da stok tutabilir; e-ticaret altyapısı da. İki ayrı stok tutulduğunda hangisinin doğru kabul edileceği netleşmezse kısa sürede farklar oluşur. Genel olarak, satış kanalları sitenizin altyapısından veya pazaryeri entegrasyon panelinden besleniyorsa operasyonel stok orada tutulur; muhasebe programındaki stok ise faturalar üzerinden oluşan resmi stok olarak izlenir. Hangi yapının sizin için uygun olduğunu ürün sayınıza ve depo düzeninize göre belirliyoruz.

Raporlama: satışlarınızı tek ekranda görmek

Entegrasyonun en görünür faydalarından biri raporlamadır. Satışlar, tahsilatlar ve giderler aynı programda toplandığında hangi kanalın ne kadar kazandırdığını, hangi ürünün kârlı olduğunu ve nakit akışınızın nasıl seyrettiğini ay sonunu beklemeden görebilirsiniz. Reklam harcamalarını da gider olarak doğru kalemlere işlediğinizde, reklam kanallarının kârlılığını muhasebe verisiyle karşılaştırmak mümkün hale gelir.

Entegrasyon sonrası aylık rutin

Otomatik aktarım kurulduktan sonra da ayda bir kısa bir kontrol yapmak, küçük hataların büyümesini önler. Ay sonunda sitenizdeki sipariş toplamı ile muhasebe programındaki satış toplamını, ödeme sağlayıcısının hesabınıza aktardığı tutar ile tahsilat kayıtlarını ve pazaryeri hakediş raporları ile pazaryeri satış kayıtlarını karşılaştırmak yeterlidir. Farklar genellikle iptal edilen bir sipariş, sonradan değiştirilen bir fiyat veya elle girilmiş bir kayıttan kaynaklanır. Bu kontrolü kolaylaştırmak için kurulumda size basit bir mutabakat tablosu hazırlıyoruz.

Özetle

Ön muhasebe entegrasyonu, e-ticaret sitenizi işletmenizin finansal kayıtlarıyla aynı dili konuşur hale getirir. Siparişler, tahsilatlar ve iadeler otomatik aktarıldığında elle kayıt girme işi ortadan kalkar, mali müşavirinizle ay sonu kapanışları hızlanır ve hangi kanalın ne kadar kazandırdığını ay sonunu beklemeden görebilirsiniz. Entegrasyonun sağlıklı çalışması için ürün kodlarının ve vergi ayarlarının baştan doğru eşleştirilmesi ve aylık kısa bir mutabakat rutini yeterlidir.