E-Fatura Entegrasyonu

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki fark

Elektronik faturanın iki temel türü vardır ve hangisinin kesileceği alıcıya göre belirlenir. Alıcı da e-fatura sistemine kayıtlı bir işletmeyse e-fatura düzenlenir; fatura GİB üzerinden doğrudan alıcının sistemine ulaşır. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı değilse, ki internetten alışveriş yapan bireysel müşterilerin neredeyse tamamı böyledir, e-arşiv fatura düzenlenir ve müşteriye e-posta ile iletilir.

Bu nedenle e-ticaret sitelerinde "e-fatura entegrasyonu" denildiğinde genellikle iki türü birlikte yöneten bir yapıdan söz edilir. Sistem, siparişi veren müşterinin vergi numarasına bakarak hangi faturanın kesileceğine kendisi karar verir.

E-faturaya geçmek zorunda mıyım?

E-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu; işletmenin brüt satış hasılatına, faaliyet alanına ve internet üzerinden satış yapıp yapmadığına göre Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile belirlenir. Eşik tutarları zaman içinde güncellenir. Bu yüzden belirli bir rakam yazmak yerine sizi doğrudan resmi kaynağa yönlendiriyoruz: güncel geçiş koşullarını GİB'in e-Belge portalından ve mali müşavirinizden teyit edin. Zorunlu olmasanız bile, internetten satış yapan bir işletme için gönüllü olarak elektronik faturaya geçmek, iş yükünü ciddi biçimde azaltır.

Entegratör nedir, ne işe yarar?

Elektronik faturayı GİB'in ücretsiz portalı üzerinden tek tek düzenlemek mümkündür; ancak bu yöntem otomatik entegrasyona izin vermez. E-ticaret sitesiyle otomatik çalışmak için GİB'den izin almış bir özel entegratör hizmetiyle çalışılır. Entegratör, sitenizden gelen sipariş bilgisini standart fatura biçimine dönüştürür, mali mühür ya da elektronik imzayla imzalar, gönderir ve yasal süre boyunca saklar. Altyapıların çoğu, yaygın entegratörlerle hazır bağlantı sunar; çalıştığınız ön muhasebe programı da çoğu zaman bir entegratör hizmeti içerir.

Otomatik fatura akışı nasıl işler?

Sipariş onaylandığında ya da kargoya verildiğinde, belirlediğiniz kurala göre fatura oluşturulur. Fatura numarası siparişe işlenir, PDF görünümü müşteriye e-posta ile gönderilir ve müşteri hesabından da indirilebilir hale gelir. İade edilen siparişlerde ise iade faturası ya da gider pusulası gibi işlemlerin nasıl yapılacağı, alıcının durumuna ve mevzuata göre değişir. Bu ayrıntıları mali müşavirinizle birlikte kurgulamak gerekir.

Fatura kesme anını belirlemek, iade oranı yüksek kategorilerde özellikle önemlidir. Ödeme anında kesilen bir faturanın iptali ile kargo teslimiyle kesilen bir faturanın iptali farklı iş yükleri doğurur. Yasal süreleri aşmadan işletmenize en uygun anı seçmek için müşavirinizin görüşünü alıyoruz.

Sık yapılan hatalar

• Ürünlerin KDV oranlarının sitede yanlış tanımlanması ve faturaya yanlış yansıması.
• Kurumsal müşterilerin vergi numarası ve vergi dairesinin ödeme adımında istenmemesi.
• Kargo bedelinin faturada ayrı satır olarak gösterilip gösterilmeyeceğinin belirlenmemesi.
• Kampanya ve kupon indirimlerinin faturaya satır bazında doğru dağıtılmaması.
• Fatura gönderim e-postasının spam klasörüne düşmesine yol açan alan adı ayarlarının eksik olması.

İnternet satışlarına özgü fatura bilgileri

İnternet üzerinden yapılan satışlarda düzenlenen e-arşiv faturalarda, satışın internet üzerinden yapıldığını gösteren ek bilgiler bulunur: satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi ve kargo bilgisi gibi. Bu alanların sipariş verisinden otomatik doldurulması, fatura kesen kişinin her siparişte elle bilgi girmesini gereksiz kılar. Entegrasyonu kurarken bu alanların altyapınızdan doğru aktarıldığını örnek faturalar üzerinden kontrol ediyoruz.

Fatura ve müşteri deneyimi

Fatura, müşterinin siparişten sonra aldığı ilk resmi belgedir ve markanızın bir parçası olarak düşünülmelidir. Faturanın sipariş onayıyla aynı gün ya da kargoyla birlikte e-postaya düşmesi, müşteri hesabından istenildiğinde indirilebilmesi ve kurumsal müşteriler için vergi bilgilerinin doğru yazılması, hem iade süreçlerinde hem de tekrar alışverişte güven oluşturur. Kurumsal müşterisi olan mağazalarda ödeme adımına "kurumsal fatura istiyorum" seçeneği eklemek, sonradan fatura düzeltme taleplerinin önüne geçer.

Belgelerin saklanması

Elektronik ortamda düzenlenen faturaların da kâğıt faturalar gibi mevzuatta belirtilen süreler boyunca saklanması gerekir. Özel entegratörler bu saklama hizmetini genellikle sözleşme kapsamında sunar. Entegratör değiştirmeyi düşündüğünüzde geçmiş faturaların nasıl aktarılacağı ve saklanacağı konusunu da sözleşme aşamasında netleştirmek gerekir.

Geçiş süreci nasıl planlanır?

Kâğıt faturadan veya GİB portalından elektronik entegrasyona geçerken en sağlıklı yol, geçiş tarihini bir ayın başına denk getirmektir. Böylece aynı dönem içinde iki farklı yöntemle kesilmiş faturaların mutabakatı ile uğraşılmaz. Geçişten önceki haftada test ortamında örnek faturalar kesilir, müşavirinizin onayı alınır ve belirlenen tarihte otomatik akış devreye alınır.

Pazaryeri siparişlerinde fatura

Pazaryerlerinde yapılan satışlarda da fatura düzenleme yükümlülüğü satıcıya aittir. Pazaryeri, müşterinin fatura bilgilerini sipariş detayında size iletir; faturanın kesilip müşteriye ulaştırılması ve çoğu pazaryerinde sipariş ekranına yüklenmesi beklenir. Siparişlerinizi sitenizin paneline veya bir entegrasyon aracına topluyorsanız, pazaryeri siparişlerinin faturaları da aynı otomatik akışla kesilebilir. Bu sayede faturalar her kanalda aynı kurallarla düzenlenir, elle fatura kesme ve dosya yükleme işleri ortadan kalkar. Bu yapıyı kurarken pazaryerinin fatura yükleme kurallarını ve fatura üzerinde bulunması gereken sipariş bilgilerini de kontrol ediyoruz.

Özetle

E-fatura entegrasyonu, internetten satış yapan bir işletmenin en çok zaman kazandıran adımlarından biridir. Doğru entegratör seçildiğinde, ürün ve vergi ayarları baştan düzgün yapıldığında ve fatura kesme anı mali müşavirle birlikte belirlendiğinde, her sipariş için ayrı ayrı fatura düzenleme işi tamamen ortadan kalkar. Siz satışa ve ürünlerinize odaklanırken faturalar müşterilerinize zamanında ulaşır, kayıtlarınız da düzenli kalır. Geçiş öncesinde yapılan küçük bir test dönemi, sonradan uğraştıracak hataların büyük kısmını önler.